Mit der Personalzeiterfassung die Prozesse richtig messen

Häufig hängt der Personalzeiterfassung ein sehr negatives Image nach. Kontrolle, Überwachung und viele andere Begriffe werden damit in Verbindung gebracht. Das Zeitalter der Digitalisierung sorgt hier allerdings einerseits für eine deutliche Vereinfachung und andererseits zudem für eine ganz andere, smarte Verwendung, die unternehmerisch im Vordergrund steht: Rentabilität!

Weg mit Stift und Zettel

Gerade in den handwerklichen Wirtschaftsbereichen war die Zeiterfassung bis dato sehr arbeitsintensiv. Zuerst musste der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten in ein Formular eintragen, diese wohlmöglich noch von einem Kunden oder Vorgesetzten bestätigen lassen und habe die Unterlagen dann ins Büro.

Dort wurden die Daten dann für die Lohnabrechnung in ein System eingetragen und das Überstundenkonto entsprechend geführt. Fehlende Zeiterfassungsblätter verzögerten den kompletten Prozess, auch in der Abrechnung der Stunden an den Kunden, und sorgten für einen hohen Kommunikationsaufwand.

Die Digitalisierung ermöglicht heutzutage auch für kleine und mittlere Betriebe einfache und smarte Lösungen der Personalzeiterfassung. So können diese mit Hilfe von Endgeräten wie einem Smartphone oder Tablet erfasst werden. Durch entsprechende Schnittstellen können die Daten dann direkt ins Lohnbüro beziehungsweise die angeschlossene Software übertragen werden.

Smarte Personalzeiterfassung mit großem Potenzial

Wer heute noch die Einsatzzeiten auf dem Papier erfasst, verschenkt große Potenziale. Denn neben der Erfassung der Arbeitszeiten können diese mit dem Einsatzplan des Mitarbeiters direkt synchronisiert werden. Dies ermöglicht eine Auswertung der verwendeten Arbeitszeit für eine Aufgabe.

Auch wenn das Mittel grundsätzlich für die Überwachung eingesetzt werden kann, was unternehmerisch durchaus nachvollziehbar ist, bietet es doch viel größere Chancen. Interpretiert man die Daten entsprechend lassen sich Einsatzzeiten viel genauer einschätzen und die Tagesplanung zum Vorteil des Mitarbeiters und Kunden einplanen.

Rentabilität und Übersicht

Welche Ressourcen habe ich heute zur Verfügung? Welche Aufgaben stehen heute an und wer bearbeitet diese?

Eine Übersicht ist für den Unternehmen und die Führungskräfte enorm wichtig. Mit der Personalzeiterfassung beispielsweise in einem Logistikbetrieb lässt sich so sehr schnell eine Übersicht darstellen, welche Mitarbeiter aktuell im Haus sind. Pausen, Krankheit oder Urlaub sind ohne Probleme darstellbar, sodass in kürzester Zeit der Überblick geschaffen ist.

Je nach Umfang der Arbeiten in einem Betrieb kann sich der Mitarbeiter direkt an der Stempeluhr sogar in einen bestimmten Bereich einstempeln. Hat er beispielsweise gemäß der Arbeitsplanung die Aufgabe morgens von 8:00 bis 10:00 die Aufträge zu erfassen, so kann er die Arbeitszeit per Auswahl direkt auf diese Aufgabe buchen.

Prozessübersicht und Personalzeiterfassung

Eine genaue Übersicht und Zuordnung der Einsatzzeiten ermöglichen es dem Prozess einen Wert zu geben. Es entsteht eine Rentabilität, die zu einem besseren Verständnis im Unternehmen führt und genauer bewertet werden kann.

Neben den operativen Vorteilen bei der Arbeit entstehen zusätzlich abhängig von der Mitarbeiteranzahl relativ große Vorteile in der Abrechnung und der Personalverwaltung. Schließlich sind die Daten quasi „live“ verfügbar, sodass keine aufwändigen Zettel mehr ausgefüllt, umgetragen und eingebucht werden. So hat sowohl das Lohnbüro als auch der Mitarbeiter jederzeit eine genaue Übersicht über die gearbeiteten Stunden und das Überstundenkonto.

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