Wie lange müssen Firmen Unterlagen aufbewahren, und wie sollte dies am besten geschehen?

Jeder Unternehmer kennt das Problem: Im alltäglichen Geschäftsbetrieb werden große Mengen von Briefen, Rechnungen und sonstigen Unterlagen produziert. Oft ist es nicht einfach, die Akten zu organisieren, sodass der Überblick nicht verloren geht.

Doch damit nicht genug: Denn der Gesetzgeber schreibt vor, dass alle Geschäftsunterlagen mehrere Jahre lang aufbewahrt werden müssen, sofern diese Unterlagen für die Bemessung der Steuer von Bedeutung sind.

Aufbewahrungsfristen per App richtig ermitteln

Grundsätzlich müssen alle Unterlagen und Dokumente, die im Verlauf des Geschäftsbetriebs entstehen, aufbewahrt werden, wenn diese Unterlagen für die Bemessung der Steuer relevant sind. Rechnungen müssen beispielsweise zehn Jahre aufbewahrt werden, Geschäftsbriefe können bereits nach sechs Jahren vernichtet werden.

Ist die Frage der Aufbewahrungsdauer in diesen einfachen Fällen noch leicht zu bestimmen, wird es bei anderen Unterlagen mitunter kompliziert. Denn Angebote beispielsweise, die keinen Auftrag nach sich ziehen, brauchen gar nicht aufbewahrt zu werden, Angebote mit Auftrag wiederum müssen sechs Jahre verwahrt werden. Die Firma Blitzarchiv hat eine kostenlose App „Aufbewahrungsfristen“ entwickelt, um ihren Kunden Klarheit zu verschaffen.

Mit dieser App kann und einfach schnell überprüft werden, welche Fristen bei welchen Dokumenten und Unterlagen beachtet werden müssen – mehr als 200 verschiedene Dokumenttypen werden dabei berücksichtigt.

Aktenauslagerung erleichtert die Archivführung

Doch das Problem, wie diese Akten und Dokumente gelagert werden sollen, ist mit der App alleine freilich noch nicht gelöst. Doch auch hier bietet die Firma Blitzarchiv eine Business To Business-Lösung an. Unternehmen können ihre Dokumente in geräumigen Archivboxen der Firma Blitzarchiv zusammenstellen und diese Boxen dann bequem über ein online Formular von Blitzarchiv abholen lassen.

Dort werden die Unterlagen geschützt vor Feuchtigkeit, Feuer und unseriösen Blicken sicher eingelagert und selbstverständlich versiegelt. Die Einlagerung entspricht dem aktuellen Datenschutzverordnungen. Sollten die Akten später noch einmal benötigt werden, kann die Box mit der Akte per Internet angefordert werden – schon am nächsten Tag steht im Unternehmen bereit. Blitzarchiv ist sich der Qualität seines Angebotes bewusst und hat sich deshalb ein gutes Marketing-Angebot einfallen lassen. Ein Starterset zur Aktenauslagerung ist gegenwärtig zu einem günstigen Preis verfügbar. Interessierte Unternehmen können den Service ohne Risiko ausprobieren.

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